Multitasking: advice from a working mom / Multitarea: consejos de una madre trabajadora

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Sometimes I feel that life today goes at double speed, and the environment is filled with a thousand chores that we have to accomplish “as soon as possible”, and if you are not organized, you are fried!

I am the mother of two teenagers which I love with all my heart, and I also have two jobs; one with a company of personal growth called Mindvalley, where I lead an incredible group of people here in Costa Rica, and another one as a personal and business coach. I also write on this blog three times a week :)

A lot of people ask me how do I balance all the responsibilities of being a mom with my job, and my answer is simply to organize, but with your heart and not with your head, because the heart always says “everything is possible” and my head says ” Its too much”

These are the strategies that have worked for me along the years:

1. Change your “I have to” mindset for “I choose to do it gladly”: We have to have really clear what is more important for our lives, which is what moves us to do everything else. My family will always have the first place in my life, and everything I do is for them, so everything becomes easier when I remember what gives meaning to what I do

With this I can eliminate the barriers of laziness and procrastination when I do what I do with love and with a clear end goal.

2. Write EVERYTHING in one calendar: With so many different tasks to do, I need to have one only reference space for my time management. In my case I use my iphone to write down everything pending, and I have different colors to know what the task is related to.

For example, the tasks related to Mindvalley have a blue flag, everything referring to my coaching has a yellow flag, and my family related tasks have a red flag. I also use an alarm to remind me of each task.

I learned this from my son’s therapies as a kid (he has Asperger’s). Having a global vision of what I have to do, and knowing the structure of my day helps me organize, eliminates anxiety by providing clarity, and helps me achieve everything in an organized way.

3. Make a daily list of what you need to do: Write everything on your mind that you have to do plus the list of chores from your calendar. Then follow step 4 which is to set a priority for each chore (but you will have everything in one place.

The list also serves to place a check mark to the chores you accomplished, visualize what’s pending and what you already did. This will give you a sense of tranquility to see everything you have done already, and it will motivate you to follow with the rest.

4. Prioritize: Dwight Eisenhower, president No. 34 of the US had a wonderful tool to help us in the process of task prioritization, it is called “The Eisenhower box”. All you have to do here is take your daily list of tasks and place each one on the quadrant you choose, this way it will be clear for you how to go about them.

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5. Organize a support network: In order to achieve many thing in a day, you have to know how to ask for help and have a support community. From chore division to transport your kids to their different activities, to know when is the right time to ask for advice if a task gets out of our hands.

Working in groups makes task become more efficient, they can be divided so they are nos so big, and you can achieve more in your day.

6. Find moments of “blank mind”: We all need a personal space to make a pause from the daily craziness and rest our mind, where we take the guilty feeling off the equation, and we can gift ourselves with a space to recharge our energies.

7. Exercise and eat right: Definitely exercise gives us more energy, it also helps us release stress, feel happier and prepare to face obstacles in a positive way. Proper nutrition is the base for our wellbeing, and if we don’t eat right, everything can get a bit harder, so in order to achieve more and better things, we have to start the process from the inside.

8. Have a daily space to do something you really love: Its like when you went to the doctor as a kid, and you would get a lollipop at the end, the same happens if we find something we love to do and we allow ourselves to feel that sensation of winning a prize for our efforts.

For me ballet is definitely IT, it allows me a peaceful space where I can enjoy the music and disconnect from everything external for a little bit, but you can choose anything you love, from reading a book, having coffee with friends, going to the movies, etc

9. Learn to say NO: I was always the little girl who raised her hand for everything! But if you give away your energy so freely, there is no way for you to use it for the things that really matter, so learn to say no when you can’t compromise to something else on your plate.

A veces siento que la vida hoy en día va a una doble velocidad, el ambiente está cargado de mil tareas pendientes que hay que cumplir “lo antes posible”, y si uno no tiene orden en su vida, está frito!

Soy mamá de dos adolescentes, a los que amo con todo mi corazón, y además tengo dos trabajos, uno con una empresa de crecimiento personal llamada Mindvalley, liderando un grupo increíble de personas aquí en Costa Rica, y otro como coach tanto personal como de empresas. También escribo en este blog tres veces por semana :)

Mucha gente me pregunta cómo hago para poder equilibrar todas las responsabilidades de mamá con el trabajo, y la respuesta es simplemente organizarse, pero con el corazón y no la cabeza, ya que el corazón me dice siempre “todo es posible” y la cabeza me dice “es demasiado”

Estas son las estrategias que mejor me han funcionado a lo largo de los años:

1.Cambiar la mentalidad de “tengo que hacerlo” por “escojo hacerlo con gusto”: Hay que tener muy claro qué es lo más importante en nuestra vida, qué es lo que nos mueve a hacer todo lo demás. Mi familia siempre tendrá el primer lugar en mi vida, y todo lo que hago es por ellos, así que todo se vuelve más fácil cuando recuerdo qué es lo que le da sentido a lo que hago.

Con esto elimino las barreras de la pereza y la procrastinación cuando hago las cosas con amor y con mi objetivo final claro.

2. Escriba TODO en un calendario: Con tantas cosas diferentes, necesito tener un solo lugar de referencia para el manejo de mi tiempo. En mi caso, me ha servido escribir absolutamente todo lo pendiente en mi teléfono, y tengo diferentes colores para saber de qué se trata.

Por ejemplo, lo que tiene que ver con Mindvalley tiene una bandera azul, lo que se refiere a mi coaching tiene una bandera amarilla, y lo que tiene que ver con mi familia tiene una bandera roja. A cada tarea que debo hacer le pongo una alarma que me recuerde lo que viene.

Esto lo aprendí en las terapias de mi hijo Eduardo cuando era pequeño (él tiene síndrome de Asperger) Tener una visión global de lo que debo hacer, y saber cómo está la estructura de mi día, me ayuda a organizarme, me elimina la ansiedad por medio de la claridad y me ayuda a cumplir con todo de una manera organizada.

3.Hacer una lista diaria de lo que hay que hacer: Apunte todo lo que se le venga a la cabeza junto con la lista de tareas que tiene en su calendario. Después sigue con el paso 4 que es ponerle una prioridad a cada tarea, pero ya lo tiene todo en un mismo lugar.

La lista también sirve para ir poniéndole un check a las tareas cumplidas, y así poder visualizar lo que está pendiente y lo que ya se ha hecho. Esto da un sentido de tranquilidad al ver todo lo que se ha logrado, y lo motiva a seguir con lo que falta.

4. Priorizar: Dwight Eisenhower, el presidente No. 34 de los Estados Unidos tiene una herramienta maravillosa para ayudarnos en el proceso de priorización de tareas, se llama “La caja de Eisenhower”. Aquí lo único que hay que hacer es tomar la lista diaria de tareas, y colocarla en el cuadrante indicado, para saber cómo debemos ir trabajando las tareas.

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5. Organizar una red de ayuda: Para poder cumplir con varias cosas en el dia hay que saber pedir ayuda, y tener una red de apoyo. Desde la división de tareas para transportar a los chicos a las diferentes actividades hasta saber cuando pedir consejos si una tarea se sale de nuestras manos.

Trabajando en comunidades las cosas se hacen más eficientes, se dividen las tareas para que no sean tan pesadas, y se pueden lograr más cosas cada día.

6. Buscar momentos de “la mente en blanco”: Todos necesitamos un espacio para poder hacer una pausa de la locura y descansar la mente, en donde saquemos el sentimiento de culpa de la ecuación, y podamos regalarnos un espacio para recargar energías.

7. Hacer ejercicio y alimentarme bien: Definitivamente el ejercicio nos da mayor energía, nos ayuda a eliminar estrés, a sentirnos mejor y más felices, y a prepararnos para afrontar los obstáculos de una manera positiva. La alimentación es la base de nuestro bienestar, y si no se tienen los nutrientes necesarios, todo cuesta un poco más, así que para poder lograr más y mejores cosas, tenemos que empezar el proceso desde dentro.

8. Tener un espacio diario para hacer algo que realmente amo hacer: Es como cuando uno iba al doctor de pequeño y al final le daban una chupa, lo mismo pasa si encontramos algo que amamos hacer y nos permitimos experimentar esa sensación de premio.

Para mi es el ballet definitivamente, me permite un espacio tranquilo, en donde disfruto la música y me desconecto de todo lo exterior, pero puede ser cualquier cosa que uno ame hacer, desde leer un libro, tomarse un café con amigos, ir al cine, etc.

9. Aprenda a decir NO: Cuando era pequeña siempre era la que levantaba la mano para ofrecerme a ayudar a todos! Pero si uno le regala su energía a cualquiera, no va a tener energía suficiente para hacer las cosas que son realmente importantes para uno. Aprenda a decir que no si esto va a afectarlo personalmente

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